Как организовать офисный переезд: грамотные алгоритмы

Приветствую, уважаемые посетители. Как известно, нередко организации меняют расположение своих офисов. Кто-то увеличивается и ищет более просторные варианты, кто-то уменьшается и занят поисками компактных пространств. Так или иначе, это довольно сложное и трудоёмкое занятие. И необходимо досконально знать, как организовать офисный переезд. Можно задействовать в процессе всех сотрудников, отрывая их основных обязанностей и не имеющих должного опыта. Но логичнее обратиться к профессионалам. В данной статье отражены подробности такого переезда: с чего начинать, что и на чём перевозить в первую очередь, как располагать много другое.

Содержание:

1. Элементарные основы
2. Стадии процесса
3. Потенциальные сложности
4. Грамотная доставка
5. Заграничный вариант
6. Дополнительный блок

Элементарные основы

Когда переездом занимается сам офис, в этом участвуют практически весь его штат. Так увеличивается скорость расфасовки и упаковки документов, разбора мебели и оргтехники. Всё аккуратно упорядочивается и упаковывается для безопасного путешествия.

Подбирается и подходящий транспорт с необходимыми креплениями. Так груз доедет в сохранности.

Заранее подготавливаются и все материалы для упаковок, рассчитывается их число, продумывают методы защиты всего имущества при таком вояже.

Всё загружается в транспорт и перевозится, выгружается на новой локации и заносится на этаж. Далее распаковывается, собирается и ставится на выбранные позиции.

Стадии процесса

Чтобы организовать переезд правильно, сначала требуется устроить ревизию. В ходе неё может выясниться, что в офисе есть старая техника, мебель и прочие не использующиеся вещи. От этого объёма древности нужно избавиться, чтобы не тратить на него время и упаковочные материалы, и сократить общий массив для перевозки.

Обязательно распределяются обязанности среди персонала, и чётко поясняются их дела в последовательном порядке:

1. Собираются мелкие предметы и документы. Расфасовываются по ящикам и другим упаковкам.
2. Ценные акты, вещи и деньги складываются отдельно и перевозятся в личном автомобиле фирмы.
3. Разбирается и упаковывается мебель.
4. Складывается техника. В коробках с ней пустоты заполняются поролоном, вату или другим мягким материалом.
5. Защищаются выступающие элементы (те, которые не подлежат демонтажу). Для этого используется мягкий упаковочный материал и скотч.
6. На каждой коробке пишется, что в ней лежит. Это облегчит последующую разгрузку уже в новом помещении.

Если штат большой, то логично разделить его на две команды. Одна будет разбирать мебель, упаковывать вещи и организовывать их отправку. Вторая — принимать и разгружать груз, поднимать его, распаковывать и ставить. Это залог оптимизации процесса.

Потенциальные сложности

Когда работники офиса сами организовывают переезд, могут возникать некоторые негативные моменты, например:

• Слишком долгая подготовка.
• Слабое качество упаковки.
• Нарушение безопасности перевозки груза, высок риск повреждения имущества.
• Потеря важной документации.
• Несогласованность в логистике.

По этим причинам логично заказывать услуги профессионалов. Они грамотно реализуют офисные переезды с любым объёмом грузов. На плечи заказчиков ложится только ревизия. Ведь сторонние эксперты не могут знать, насколько ценны те или иные вещи, и документы.

Такие фирмы обеспечивают 100% КПД результата и высокую динамику его достижения. Любое имущество доставляется в целостности. И для этого есть весь необходимый арсенал: транспорт, материалы, крепления и т.д.

И когда переездом занимаются специалисты, разгружается персонал офиса. К тому же у него нет должных навыков, и организовывать подобный вояж не является его обязанностью.

Грамотная доставка

При самостоятельных действиях в помещение нового офиса нелогично привозить сразу всё имущество. Так сложнее его распаковывать и размещать.

В первую очередь доставляются самые массивные и объёмные вещи, к примеру, шкафы, столы, диваны. Они распаковываются и ставятся в новом офисе по имеющемуся плану расстановки.

Далее размещается оргтехника и более мелкие вещи. Благодаря надписям на коробках проще их разносить по нужным кабинетам и местам.

Заграничный вариант

Когда встаёт вопрос переезда офиса за границу, есть два основных пути:

1. Приобретение мебели и техники уже там и её доставка на адрес.
2. Транспортировка всего массива сразу в другую страну.

Ценные вещи, документы и деньги перевозятся отдельно. Финансы могут переводиться банковским методом, акты переводиться в электронный формат.

С первым вариантом всё понятно, всё нужное закупается на месте и доставляется в офис.

Со вторым – есть оптимальное решение, связанное с перевозкой в контейнере. Он может доставляться на автотранспорте, по ж/д, на корабле или самолётом. Выбор зависит от страны доставки и лучшего пути до неё. Например, в Северную Европу обычно грузы идут по морю, в страны СНГ – на фурах или поездах. В дальние государства – через авиасообщение.

Контейнер необходимо заказывать. Его размеры подбираются по общему массиву грузов. И такая перевозка характеризуется преимуществами:

1. Нет перегрузок. И доставляется имущество с повышенной сохранностью.
2. Снижение затрат. Если доставка идёт в комбинации, к примеру: авиа + ж/д.

Вариант с контейнером логичен, когда объёма массива груза превышает 2 куб.м. Здесь уже никакой самостоятельной работы, только обращение к профессионалам. И доставка идут в различные страны с учётом специфики их таможни. Нередко приходится оплачивать и их пошлины.

Стоимость транспортировки зависит от объёмов и конечной точкой следования грузов. Для офисного оборудования и мебели ценники будут довольно высоки. Поскольку, этот тип грузов не принадлежит к категории «народного потребления».

Дополнительный блок

Переезд в квартиру чем-то схож с офисным. Та же суета, нервы при самостоятельных реализациях. Принципы сохраняются те же – от самого габаритного – к наименьшему.

И конечно же, эту работу разумнее поручить профессионалам и не скупиться, ведь при порче имущества урон будет гораздо существеннее. А специалисты оптимизируют все стадии, надёжно упакуют вещи, доставят их и разгрузят, помогут в разборке и сборки мебели. Всё доезжает в полной сохранности.

Если затевается транспортировка имущества на дачу, здесь ещё больше мороки, ведь обычно это долгий путь и не по самым лучшим дорогам.

Здесь вновь не обходится без профи. Они качественно упакуют и закрепят все вещи, мебель, технику. Подберут оптимальный транспорт.

Имущество доставят точно по адресу в положенные сроки. Ценник формируется по объёму грузов и дальности доставки.